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如何做好开幕式类活动策划中迎宾工作

浏览数:129 发布于:2020-01-10

迎宾不是活动策划的第一步,却是很重要的一步。就拿展会开幕式来说吧,如果客户想让你全权策划整个活动环节,甚至迎宾的具体事宜也让你操纵,那么作为一个专业的活动策划公司,你应该怎么去做好这一工作呢?
迎宾的方式预先给活动定下了基调。活动并不是从客人步入会场的那一刻才算开始,面是从客人到达会场门口或者到达指定停车处甚至刚下飞机应当已经开始了。所以一个专业的活动策划人员一定要充分考虑天气、交通、时间与物流等等因素。同时迎宾工作还要考虑加入激发的活力元素,比如迎宾以什么样的方式?给人什么样的感觉?迎宾的方式应该能够激起嘉宾对活动和渴望,而不是一味的单调乏味、普普通通的走进会场。要让客人到达会场后的第一印象就里就体会到了一种与众不同,感觉得到周围喜庆、活跃的氛围。可以调动客人情绪,激发客人兴趣。我们公司去年在2018中国(湖南)国际轨道交通产业博览会开馆 的开幕式上做了一个形象鲜明的签到处,嘉宾在上面挥毫舞墨指点江山,不亦乐呼。然而迎宾工作始于嘉宾到达的机场,活动策划公司要事先安排妥当接送车,预定好茶点休息室。如果嘉宾中有带老人、小孩的还要提前做好特殊准备。总之,作为活动策划公司要充分考虑迎宾的每一个细节部分。
如果需要给嘉宾安住宿,活动策划人员必须想尽办法使客人的房间尽快准备好。例如,提前要安排好酒店,安排好客户的清洁服务,提前办理入住手续……这些事情不要让客人抵达后也去做。
嘉宾到达会场后,活动策划公司要采用何种方式迎宾。有时为活动营造气氛的不仅仅是会场入口的布置,还有到达目的地的方式。是走观光路线还是走快捷路线,是坐船还是巴士,这样一方面可以让嘉宾欣赏城市风光另一方面可缓解行程疲劳。提前让客人进入放松、惬意的状态。
如果恰逢天气有雨,在会场的入口处要设置顶篷,要为上、下车的客人准备雨具。不论在什么地方举办活动,都不要让客人遭受雨淋。否则,就是活动策划公司的失职。
关于迎宾曲,并不是简单的吹几声喇叭,而是在营造迎宾氛围中发挥作用的工具。地毯已经铺开,探照灯在空中扫过,空气中弥漫着刺激兴奋的气息。万事俱备,只等开始……在这里面要充分考虑事情的可行性。比如探照灯是不是要相关部门批准,音乐是不是开的太大。嘉宾到达会场后受到热烈欢迎。当客人出示请柬或贵宾卡时要在嘉宾的名单中核对、登记客人的姓名,并由志人负责领取票卷、办理酒店入住等手续。
活动策划公司一定要凡事早做准备,要了解迎宾工作在交通和停车方面的要求以及对于客人各自到会场的统一到会场的迎宾工作的不同方案。
活动策划公司要了解是否需要为天气变化做好准备,并根据法律规定办理相关手续。例如,从停车场或下车片到会场入口之间涉及到会场入口处的顶棚、道路清理、交通指挥等。
活动策划公司要确定会场入口数量,并确定会场是公设一个报到登记处,还是在各入口都有,以及如何办理客人报到登记工作。活动策划公司要设计热情洋溢的迎宾场面,并为随后开始的活动创造气氛。
活动策划公司要了解供应商的需求,例如电力需求、安装与拆卸的时间计划、管理、许可证以及相关法律法规等。

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